Referencje - czy warto o nie prosić, czy warto je przedstawiać?

Opinia o kandydacie ma istotne znaczenie w procesie rekrutacji i selekcji.

W polskich realiach prowadzenia rekrutacji  i selekcji, poproszenie kandydata o przedstawienie referencji od poprzednich pracodawców jak i sprawdzenie ich, już nie należy do rzadkości. Dlatego też wskazanie ich w życiorysie, bądź przedłożenie jako osobnego dokumentu niewątpliwie wspomoże proces starania się o pracę i pozwoli wypaść korzystniej na tle pozostałych osób ubiegających się o nią.

Referencje najczęściej wystawiają poprzedni pracodawcy, rekomendując tym samym daną osobę jako dobrego pracownika i niejako potwierdzając jego kwalifikacje przedstawione w życiorysie (CV), lub podczas rozmowy kwalifikacyjnej. To pisemna lub ustna opinia polecająca, krótki list lub szczególne zaświadczenie udzielane kandydatowi do pracy. Mogą mieć one także charakter przekazu telefonicznego.

Referencje ukazują zazwyczaj przymioty (cechy, walory) kandydata. Podpisane (wystawiane) są na ogół przez znaczącą osobę (np. poprzedniego szefa, senatora, promotora pracy magisterskiej itp.), która miała kontakt z kandydatem np. współpracowała z nim, była jego przełożonymi, nauczycielem itp. Warto podkreślić, że wystawiający referencje, polecając daną osobę, ponosi odpowiedzialność moralną i ręczy za jej wiarygodność, rzetelność i odpowiedzialność.

Ponadto referencje są doskonałym źródłem informacji, pozwalającym określić przydatność kandydata na obsadzane stanowisko pracy, a także potwierdzić zgodność jego przymiotów (cech, kompetencji i umiejętności) z przyjętymi kryteriami i wymaganiami selekcji.
Należy jednak podkreślić, że referencje mają często subiektywny wymiar i z tego względu mogą nie stanowić dla potencjalnego pracodawcy zbyt wartościowego i miarodajnego materiału informacyjnego o kandydacie do pracy.
Pracodawcy i osoby, zajmujące się zawodowo rekrutacją i selekcją pracowników w firmie powinni zatem skonfrontować zgromadzone w ten sposób informacje z rzeczywistością np. poprzez kontakt z osobą, która je wystawiła. Z przedłożonych referencji można uczynić także przedmiot rozmowy kwalifikacyjnej, weryfikując w ten sposób zalety i wady kandydata do pracy co umożliwi jego obiektywną ocenę.

Osoba ubiegająca się o referencje powinna pamiętać o następujących warunkach, jakie powinny one spełniać ^1/:

1. Źródła referencji powinny być pewne i zróżnicowane. Oznacza to, że kandydat powinien wskazać potencjalnemu pracodawcy kilka osób mogących udzielić na jego temat rekomendacji, opinii czy informacji. (Ponadto jeśli referencje nie zostały ujęte w życiorysie bądź dołączone jako osobny dokument, należy się liczyć i z tym, że prędzej czy później podczas rozmowy kwalifikacyjnej zostaniemy poproszeni o podanie kontaktów do osób mogących wystawić je, stąd też powinniśmy być przygotowani na taką właśnie okoliczność).
2. Kandydat wcześniej winien uzgodnić z rekomendującymi go osobami zamiar przedstawienia ich przyszłemu pracodawcy, jako podmiotów mogących udzielić takowych referencji. (Pamiętać tu należy o tym, że osoba taka (np. pracodawca) ma jednak prawo odmówić napisania czy udzielenia ich).
3. Osoby udzielające referencji powinny być wiarygodne i znaczące. (Kandydat nie powinien proponować np. członków własnej rodziny, jako podmiotów mogących udzielić je. Przyszły pracodawca może mieć bowiem zastrzeżenia co do obiektywizmu i bezstronności tychże osób).
4. Osoba wskazana jako podmiot, mogący udzielić referencji, winna umieć umiejętnie przedstawić opinie o tych cechach kandydata, które mogą mieć zasadnicze znaczenie na stanowisku pracy, o które on ubiega się. (Najlepiej, jeśli podmiot udzielający referencje jest kompetentny i orientuje się w sferze, w której dotyczy wystawiana ocena).
5. Kandydat powinien wybrać, za podmiot udzielający referencje, przede wszystkim te osoby, które go znają i z którymi współpracował oraz utrzymywał częste kontakty, aby one mogły udzielić o nim adekwatnej i wyczerpującej informacji.

Należy pamiętać, że referencje udzielane pracownikowi przez pracodawcę to dokument formalny, stąd też powinien w swojej strukturze zawierać takie elementy, jak ^2/:

• nagłówek, tytuł (np. „Referencje”),
• miejscowość i data wystawienia,
• imię i nazwisko, nazwa firmy oraz stanowisko osoby, która wystawia referencje (list referencyjny),
• imię i nazwisko pracownika, dla którego wystawiane są rekomendacje,
• podstawowe informacje o pracowniku: nazwa firmy, w której pracował, jego stanowisko i okres współpracy,
• informacje o przebiegu pracy pracownika (zakres obowiązków, główne zadania, zdobyte kwalifikacje, umiejętności),
• krótki opis największych osiągnięć i sukcesów,
• charakterystyka pracownika, ocena jego predyspozycji i opinia podsumowująca,
• powód odejścia z firmy (zwyczajowo wpisuje się go w przypadku, jeśli przedstawia się pracownika w pozytywnym świetle, np. Chęć rozwoju zawodowego, poznanie nowej branży itp.),
• zachęta do zatrudnienia polecanego pracownika,
• zwrot grzecznościowy, pieczątka firmowa i podpis osoby wystawiającej dokument,
• dane kontaktowe, dzięki którym nowy pracodawca będzie mógł zweryfikować informacje (adres firmowy, telefon oraz e-mail).

Ponadto referencje, (list referencyjny) powinny zmieścić się na jednej kartce papieru formatu A4. Pismo najlepiej przygotować na papierze firmowym i w to kilku egzemplarzach. Może być ono opatrzone pieczęcią, bądź odpowiednimi znakami firmowymi czy logo.

Najczęściej, jak zaznaczono wcześniej, referencje wystawiają poprzedni pracodawcy pracownika. Zdarza się jednak, że piszą je sobie sami pracownicy, a następnie dają do podpisania swoim przełożonym. Niestety nie jest to najlepsze rozwiązanie. Bez względu na okoliczności piszący referencje winni jednak przestrzegać powyższych wskazań i zaleceń.

Trzeba pamiętać i o tym, że jeżeli dołączymy do dokumentów aplikacyjnych referencje, to przyszły pracodawca może odnieść wrażenie, że faktycznie zależy nam na stanowisku o które się ubiegamy a przedstawiając je staramy się pokazać od jak najlepszej strony. Jednakże musimy mieć świadomość, że nieprawdziwe referencje mogą bardzo szybko zostać zweryfikowane poprzez skonfrontowanie ich z rzeczywistością, stąd powinny być one prawdziwe i faktyczne. W przeciwnym wypadku oznaczać będą blamaż, ośmieszenie się i skazanie na porażkę w poszukiwaniu zatrudnienia.

Należy tu także zaznaczyć, że referencje to nie świadectwo pracy, które jest obowiązkowym dokumentem wystawianym przez pracodawcę. Napisanie pracownikowi referencji nie jest zatem obowiązkiem przełożonego, ale warto o nie wnioskować, ponieważ przy aktualnej konkurencji na rynku pracy, to właśnie one mogą zwrócić uwagę przyszłego pracodawcy na kandydata starającego się o pracę oraz przekonać, że to właśnie jego powinno się zatrudnić.

Jeżeli planujemy rozpocząć swoją karierę zawodową w zagranicznej firmie dobrze byłoby poprosić pracodawcę o referencje pisane po angielsku, ponieważ mogą się one przydać podczas rekrutacji do firmy, w której językiem podstawowym jest bezspornie język angielski. Napisane tak referencje stanowić będą nie tylko dodatkowy argument za zatrudnieniem, ale są wręcz mile widziane przez przyszłego pracodawcę.