Tele rekrutacja

Wywiad telefoniczny jest jedną z podstawowych metod selekcji. W ostatnich miesiącach, ze względu na okres pandemii i wynikające stąd ograniczenia, wywiad telefoniczny ponownie zyskuje na znaczeniu i jest powszechnie stosowny przez służby personalne i agencje doradztwa personalnego Wywiadem telefonicznym objęta jest  zdecydowana większość osób kandydujących do pracy.

Poniższy artykuł, przybliży Ci istotę wywiadu telefonicznego rozpatrywanego w kontekście procesu rekrutacji i selekcji a widzianego nie tylko z perspektywy specjalistów ds. rekrutacji i doradców personalnych ale i osoby poszukującej zatrudnienia.

Wywiad telefoniczny - to najogólniej biorąc, krótka rozmowa telefoniczna prowadzona przez pracodawcę (rekrutera) z osobą ubiegającą się o zatrudnienie. Jego celem jest uzyskanie pełniejszych informacji o kandydacie do pracy, nie zawsze podanych w przedłożonych dokumentach aplikacyjnych.

Na ogół prowadzony jest w sposób metodyczny i planowy zgodnie z określonym schematem, nazywanym scenariuszem wywiadu.

Zakłada się, że wywiad telefoniczny powinien poprzedzać, a w niektórych przypadkach może nawet zastępować rozmowę kwalifikacyjną. Jest zatem najprostszym sposobem weryfikacji przydatności zawodowej kandydata i potwierdzenia jego zainteresowania przedłożoną przez firmę ofertą pracy. Skutecznie weryfikuje informacje zawarte w dokumentach aplikacyjnych. Sprawdza wiedzę i umiejętności kandydata w różnych dziedzinach jego aktywności. Jest także stosowany w celu szybkiego, kilkuminutowego przetestowania elokwencji i zdolności językowych kandydata. Zebrane w ten sposób dane pomagają osobom rekrutującym w podjęciu decyzji, kogo z kandydatów ubiegających się o prace zaprosić na rozmowę kwalifikacyjną.

Wywiad telefoniczny ponadto to efektywna, szybka i tania metoda selekcji.

W czasie wywiadu telefonicznego prowadzący go może 1/:

1. wyjaśnić i uściślić informacje zawarte w życiorysie (np. czy kandydat dysponuje wymaganym wykształceniem i doświadczeniem zawodowym, jakie dokładnie były jego obowiązki na danym stanowisku itp.) oraz sprawdzić u kandydata znajomość problematyki zawodowej;
2. wyjaśnić aktualną sytuację życiową i zawodową kandydata;
3. zweryfikować rzeczywistą motywację do ubiegania się o dane stanowisko pracy;
4. sprawdzić gotowość do zmiany miejsca zamieszkania, podjęcia pracy związanej z częstymi wyjazdami itp.;
5. sprawdzić oczekiwania finansowe kandydatów, zwłaszcza na niższe stanowiska;
6. sprawdzić (jeśli jest to wymagane) znajomość języków obcych:
   • ustalić poziom komunikatywności kandydata.

Wywiad telefoniczny nie może odbywać się spontanicznie, musi być wcześniej przygotowany pod kątem scenariusza pytań, jakie zadane zostaną każdemu kandydatowi.

Na ogół wywiad telefoniczny prowadzony jest według następującego scenariusza 2/:

1. Prowadzący rozmowę przedstawia się i ujawnia cel i powody telefonu.
2. Prowadzący rozmowę upewnia się czy:
   • rozmawia z właściwą osobą,
   • rozmówca może rozmawiać,
   • rozmówca jest zainteresowany nadal ofertą pracy.
3. Prowadzący rozmowę zadaje rozmówcy pytania, za pomocą, których wstępnie weryfikuje spełnianie przez niego przyjęte kryteria selekcji takie jak:
   • wykształcenie, doświadczenie, umiejętności,
   • znajomość języków obcych,
   • termin gotowości do podjęcia pracy,
   • oczekiwania finansowych,
   • akceptacja warunków /trybu pracy,
4. Prowadzący rozmowę podsumowuje wyniki weryfikacji i komunikuje je rozmówcy.
5. W przypadku pozytywnego wyniku rozmowy, prowadzący rozmowę informuje o dalszym przebiegu rekrutacji i selekcji. Uzgadnia terminy i tryb dalszych kontaktów.

Wywiad telefoniczny ma wiele zalet. Jest zwłaszcza przydatny w przypadku dużej odległości dzielących kandydatów od miejsca przeprowadzania rekrutacji. Jest mniej formalny niż rozmowa kwalifikacyjna, (kandydat prawdopodobnie będzie mniej spięty), jest także łatwiejszy do przeprowadzenia. Zajmuje mniej czasu i daje możliwości lepszego skupienia się na treści rozmowy. Wywiad telefoniczny może decydować też o mającej się odbyć rozmowie kwalifikacyjnej.
Niewątpliwie do mankamentów tej metody selekcyjnej należy ograniczony czas jej trwania nie pozwalający na dokładne zapoznanie się z kandydatem. Metoda ta nie pozwala także na ocenę wyglądu i prezentacji kandydata (zachowań niewerbalnych).

Warto zaznaczyć, że ostatnio w branży rekrutacyjnej stosuje się tzw. voiceboty, wspierające proces selekcji a w pewien sposób zastępujące wywiady (rozmowy) telefoniczne.

HR Voicebot 3/ to program komputerowy oparty o sztuczną inteligencję, który przeprowadza za rekrutera telefoniczne rozmowy z kandydatami. Skraca też przebieg procesu rekrutacji. W ciągu kilku minut od pojawienia się CV w systemie, HR Voicebot wykonuje połączenia do kandydatów i zadaje im konkretne pytania selekcyjne. Pytania są zamknięte, kandydaci mogą na nie odpowiedzieć: „tak”, „nie” lub inną, (zdefiniowaną wcześniej) odpowiedzią. Najczęściej stosowne pytania dotyczą: dyspozycyjności, warunków finansowych, uprawnień (np. obsługi wózków widłowych, kategorii prawa jazdy, posiadania książeczki sanepidu itp.), posiadania samochodu, rodzaju preferowanej umowy.

Do zalet stosowania Voicebotu można zaliczyć przede wszystkim szybką selekcję aplikacji oraz badanie ich zgodności z wymaganiami stanowiska pracy oraz oczekiwaniami pracodawcy, odciążenie i usprawnienie pracy osób odpowiedzialnych za selekcje.

Voicebot przyspiesza proces weryfikacji kandydatów, wykonuje połączenia do wielu kandydatów w tym samym czasie (nawet 10 000 połączeń na godzinę!), odpowiedzi kandydatów trafiają automatycznie do systemu eRecruiter. Obniża tez parokrotnie koszty rekrutacji.

Inną formą selekcyjnego wywiadu/rozmowy selekcyjnej mogą być wideo - interviews, czyli prowadzenie na odległość rozmowy, których uczestnicy mogą obserwować się nawzajem na ekranach monitorów. Forma ta otwiera szeroki wachlarz możliwości weryfikacyjnych min. w zakresie wiedzy, kompetencji i umiejętności.

Mając zatem przybliżony obraz istoty, celu i przebiegu wywiadu telefonicznego przedstawionego z punktu widzenia specjalistów ds. rekrutacji i doradców personalnych, zastanów się teraz o czym TY, aplikując na wybrane przez siebie stanowisko pracy, powinieneś(aś) pamiętać i co powinieneś(aś) czynić, aby zwiększyć swoje szanse na sukces?  Oto najważniejsze rady jak dobrze wypaść podczas wywiadu telefonicznego:

1. Głównym celem wywiadu telefonicznego, w którym TY będziesz uczestniczyć jest wywarcie korzystnego wrażenia na rozmówcy (pracodawcy, rekrutera) i przekonanie go, że to Ty jesteś najodpowiedniejszym kandydatem do tej pracy.
2. Jeśli Twoje dokumenty aplikacyjne zainteresowały pracodawcę (rekrutera) to powinieneś(aś) spodziewać się, że on zadzwoni do Ciebie. Wywiad telefoniczny to najpopularniejszy sposób skontaktowania się pracodawcy z Tobą. Pamiętaj jednak, że rozmowa telefoniczna to tylko wstęp do dalszych etapów selekcji!
3. Do wywiadu telefonicznego z przyszłym pracodawcą (rekruterem) należy się dobrze przygotować. Wiesz już jaki jest cel rozmowy, czego ona dotyczy i jaki jest jej przebieg (scenariusz). Rozmowa w sprawie pracy powinna być zatem przez Ciebie przemyślana, zaplanowana i zorganizowana!
4. Rozmowa telefoniczna to dla Twojego rozmówcy nie tylko portret Twojego głosu, obraz Twojego języka ale także opis Twojej osoby. Przy prowadzeniu rozmowy telefonicznej duże znaczenie mają: logika i jasność Twoich wypowiedzi, siła i brzmienie Twego głosu oraz tempo mówienia. Mów wyraźnie, niezbyt szybko, tak by można Cię było usłyszeć i zrozumieć. Potwierdzaj też, że rozumiesz, to co mówi Twój rozmówca. Zadawaj „mądre” pytania, jeśli czegoś nie zrozumiesz.
5. Pamiętaj, że już od pierwszych słów wypowiedzianych przez siebie pracujesz na swój wizerunek. Za nim udzielisz odpowiedzi przemyśl to, co chcesz powiedzieć.
6. Miej pod ręką swój życiorys, byś mógł(a) szybko odpowiedzieć na zadawane Ci pytania dotyczące Twoich kwalifikacji, umiejętności i doświadczenia zawodowego. Krótko zaprezentuj swoje mocne strony. Zainteresuj pracodawcę swoją osobą tak, aby chciał się z Tobą spotkać.
7. W miarę możliwości postaraj się, by w miejscu gdzie rozmawiasz, nie było hałasu. Ustronne miejsce zapewni ci pewien komfort rozmowy. Jeżeli nie usłyszysz, o czym rozmówca mówił, nie obawiaj się poprosić o powtórzenie informacji. Jeżeli przypadkiem połączenie zostanie przerwane Ty, jako osoba zainteresowana, powinieneś(aś) oddzwonić.
8. 8.Jeżeli jest to możliwe dowiedz się, jak nazywa się osoba, z którą rozmawiasz i zapamiętaj jej nazwisko oraz zajmowane stanowisko (dane te mogą Ci przydać się w kolejnym etapie selekcji).
9. Miej pod ręką długopis i kartkę, na której zanotujesz uzyskane informacje (np. miejsce, datę i godzinę rozmowy kwalifikacyjnej itp.). Pamiętaj, jaki masz plan zajęć, byś mógł(a) bez wahania umówić się na spotkanie.
10. Podczas rozmowy pamiętaj o uśmiechu, będziesz sprawiał(a) wrażenie osoby zdecydowanej, rozluźnionej, zadowolonej i pozytywnie nastawionej do świata a to naprawdę się liczy!
11. Jeżeli pracodawca nie jest obecnie zainteresowany Twoją kandydaturą, nie rezygnuj, zapytaj o możliwość nawiązania kontaktu, w późniejszym terminie. Nie bądź jednak natarczywy(a), to bardzo zniechęca!
12. Nigdy nie pytaj (na tym etapie selekcji) o warunki finansowe! Będzie na to czas!
13. Nie żuj gumy, nie jedz i nie pij niczego podczas rozmowy!
14. Rozmowę zakończ uprzejmym zwrotem i podziękuj za poświęcony Ci czas i przekazane informacje.

Powodzenia!

Artykuł opracowano w oparciu o następującą literaturę:

1. Suchar M., Rekrutacja i selekcja personelu. Warszawa, 2005 r, s.81.
2. tamże s. 81
3. HR Voicebot – totalna nowość w rekrutacjach w eRecruiter, https://erecruiter.pl/blog/nowosc-w-erecruiter-rekrutacja-z-hr-voicebotem/